W dzisiejszych czasach digitalizacja dokumentów stała się nie tylko popularna, ale wręcz niezbędna. Przechowywanie danych w postaci cyfrowej przynosi wiele korzyści, takich jak łatwy dostęp do informacji, szybsze przetwarzanie plików czy redukcja kosztów drukowania i przechowywania dokumentów. Artykuł ten omówi zalety digitalizacji dokumentów oraz przedstawi sposoby, w jakie można to zrobić.
Digitalizacja dokumentów w firmach – co to właściwie oznacza?
Digitalizacja dokumentów to proces, w którym dokumenty stają się cyfrowe i przechowywane są w systemie informatycznym. W firmach, gdzie archiwizacja dokumentów jest niezbędnym elementem pracy, wykorzystanie technologii pozwalającej na przechowywanie dokumentów w postaci cyfrowej jest bardzo ważne. Dzięki temu firma może zaoszczędzić czas i pieniądze, które wcześniej musiała przeznaczyć na drukowanie, archiwizowanie i przechowywanie papierowych dokumentów.
- Digitalizacja – proces przekształcenia dokumentów papierowych na postać cyfrową
- Archiwizacja – przechowywanie dokumentów w celu ich ochrony i dalszego wykorzystania
- System informatyczny – zbiór zintegrowanych programów i aplikacji wykorzystywanych do przechowywania i zarządzania dokumentami
Zalety digitalizacji dokumentów
Wprowadzenie digitalizacji dokumentów do firmy niesie ze sobą szereg korzyści, między innymi:
- Oszczędność miejsca – eliminacja potrzeby posiadania dużej ilości przestrzeni do przechowywania fizycznych dokumentów
- Szybszy dostęp do dokumentów – wyszukiwanie dokumentów w systemie informatycznym jest znacznie szybsze niż szukanie ich w fizycznym archiwum
- Łatwiejsza organizacja dokumentów – możliwość zastosowania różnych narzędzi do kategoryzowania i sortowania dokumentów
- Ochrona przed utratą dokumentów – systemy informatyczne pozwalają na zabezpieczenie dokumentów przed utratą, np. poprzez tworzenie kopii zapasowych
Proces digitalizacji dokumentów
Proces digitalizacji dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie dokumentów, które będą objęte procesem digitalizacji. Ważne jest również określenie formatów plików, w jakie dokumenty będą konwertowane oraz wybór odpowiedniego systemu informatycznego, który umożliwi przechowywanie i zarządzanie dokumentami.
Po wybraniu systemu informatycznego i wyznaczeniu dokumentów do digitalizacji, następuje sama digitalizacja – przetworzenie dokumentów papierowych na postać cyfrową. W tym celu wykorzystywane są skanery o różnej rozdzielczości. Po zeskanowaniu dokumentów, pliki będące ich cyfrowymi odpowiednikami są zapisywane w ustalonym przez system pliku.
Wnioski
Digitalizacja dokumentów to proces, który pomaga firmom zaoszczędzić czas, pieniądze i miejsce. Pozwala na szybszy dostęp do dokumentów, łatwiejszą ich organizację oraz zapewnia ochronę przed utratą. Przed rozpoczęciem procesu digitalizacji warto dokładnie przygotować się do niego, określić dokumenty do digitalizacji, wybrać system informatyczny oraz odpowiednie formaty plików, w jakie dokumenty będą konwertowane. Dzięki digitalizacji dokumentów, firmy zyskują szereg korzyści, co przyczynia się do usprawnienia procesów zarządzania dokumentami.
- Time & money saving
- Szybszy dostęp
- Łatwiejsza organizacja
- Ochrona przed utratą
